Czym jest KSEF?

Faktury elektroniczne wykorzystywane są przez wiele firm już od pewnego czasu. Przez brak ujednolicenia takich dokumentów, a także konieczność uszczelnienia systemu podatkowego Ministerstwo Finansów wprowadziło KSEF. Krajowy System e-Faktur to specjalna platforma do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Jej stosowanie będzie obligatoryjne dla wszystkich firm. Obecnie jednak nie jest jeszcze obowiązkowe. Co warto wiedzieć na temat KSEF? Podpowiadamy.

Co to jest KSEF?

KSEF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur. Jest to ogólnopolski program informatyczny stanowiący kolejny krok wykonany przez Ministerstwo Finansów na drodze do pełnej cyfryzacji. Jego celem jest ułatwienie podatnikom wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Te z kolei zastąpią tradycyjne papierowe, a także elektroniczne wersje. Dodatkowo zadaniem tego systemu jest zwiększenie bezpieczeństwa transakcji oraz zmniejszenie tzw. luki vatowskiej. Obecnie rozwiązanie to jest jeszcze dobrowolne. W związku z tym podatnik może wystawiać faktury ustrukturyzowane, lecz może też jeszcze pozostać przy tradycyjnych dokumentach sprzedaży. Mimo to jednak Ministerstwo Finansów zakłada, że KSEF stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników. Dokładny termin, kiedy się to stanie, nie jest jeszcze znany.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Jedną z zalet Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwość wystawiania za jego pośrednictwem faktur ustrukturyzowanych. Czym jednak są takie dokumenty? Otóż zastąpią one wersje papierowe i elektroniczne. Będą one przyjmowały format .xml, który jest zgodny ze strukturą logiczną e-faktury. Dokumenty oznaczone będą przydzielonym im przez system numerem identyfikacyjnym. Co więcej, otrzymanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSEF będzie wymagało akceptacji odbiorcy. Jednolity format tych dokumentów wyeliminuje wiele błędów, z jakimi mierzyli się przedsiębiorcy. Dodatkowo ten system teleinformatyczny zminimalizuje ryzyko zgubienia faktur, a więc zwiększy bezpieczeństwo dokumentacji sprzedażowej firmy.

Jakie zalety ma Krajowy System e-Faktur?

Faktury ustrukturyzowane za pomocą KSEF można wystawiać przez bezpłatne narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów lub za pośrednictwem programów komercyjnych takich jak Infinite EDI. Obecnie to do przedsiębiorcy należy decyzja czy wykorzystuje on to rozwiązanie, czy też nie. Docelowo jednak będzie ono obligatoryjne. Z tego powodu wiele przedsiębiorstw już od pewnego czasu korzysta z KSEF. Decydują się na taką opcję ze względu na szereg korzyści związanych z wykorzystaniem tego programu. Zalicza się do nich przede wszystkim brak obowiązku archiwizowania faktur papierowych. Program ten przyśpiesza także proces obiegu faktur i gwarantuje nam do nich stały dostęp. Jest to więc bezpieczniejszy sposób rozliczania się z kontrahentami, który minimalizuje ryzyko zgubienia faktur, a także ogranicza błędy. Skraca także czas obiegu informacji i dokumentów. Korzystając z KSEF, możemy liczyć na szybszy, ponieważ 40-dniowy termin zwrotu VAT, zamiast standardowych 60 dni.

—

Artykuł sponsorowany