Skanowanie OCR, czy służy poprawieniu jakości procesów w firmie?

Chcesz poprawić jakość procesów w firmie oraz usprawnić zarządzanie nią? Rozwiązania cyfrowe są odpowiedzą na rozmaite bolączki czy wyzwania, z jakimi mierzą się współcześni przedsiębiorcy. Jednym z narzędzi, które może im w tym pomóc jest skanowanie OCR. Co to takiego? Jak działa i w czym pomaga?

Czym jest skanowanie OCR?

Optical Character Recognition (OCR) to technologia, która umożliwia konwersję dokumentów papierowych lub plików graficznych, zawierających tekst, na pliki cyfrowe. Dlatego proces ten nazywamy też digitalizacją dokumentów, a przeprowadzamy ją przy pomocy dedykowanych narzędzi informatycznych. W ten sposób skanowanie OCR pozwala na odczytanie i zrozumienie tekstu z obrazu, a potem jego dalszą obróbkę, edycję lub wyszukiwanie.

Oprogramowanie OCR – cel

Głównym celem skanowania OCR jest zautomatyzowanie procesu przechwytywania informacji z dokumentów, eliminując tym samym konieczność ręcznego przepisywania tekstu. Ta technologia jest szczególnie przydatna w firmach, które nadal muszą korzystać z dokumentów papierowych, ale również w tych, które chcą zoptymalizować swoje procesy zarządzania dokumentacją elektroniczną.

Zalety skanowania OCR dla firm

Skanowanie OCR oferuje firmom wiele korzyści. Jeśli jeszcze nie wiesz, jakie zalety ma zautomatyzowanie tego procesu, koniecznie się z nimi zapoznaj:

• eliminacja błędów ludzkich – ręczne przepisywanie tekstu z dokumentów papierowych lub obrazów jest narażone na błędy ludzkie. Skanowanie OCR eliminuje ten problem, zapewniając dokładność przenoszonych danych,
• oszczędność czasu – proces ręcznego przepisywania tekstu jest bardzo czasochłonny. Skanowanie OCR pozwala zaoszczędzić wiele godzin, które można przeznaczyć na pozyskiwanie i obsługę klientów itd.,
• wyszukiwanie i indeksowanie – dzięki skanowaniu OCR można łatwo wyszukiwać i indeksować dokumenty elektroniczne. To ułatwia szybkie odnajdywanie potrzebnych informacji, analizowanie danych, podejmowanie decyzji biznesowych,
• poprawa dostępności – skanowanie OCR może również przyczynić się do poprawy dostępności informacji dla wszystkich pracowników. Dzięki przekształceniu dokumentów papierowych na tekst elektroniczny, osoby korzystające z czytników ekranowych mają je zawsze w swoim zasięgu,
• optymalizacja kosztów – dzięki zastępowaniu pracy rąk ludzkich narzędziami, koszty operacyjne w firmie można znacznie obniżyć.

Przykłady zastosowań skanowania OCR w firmach

Skanowanie OCR może być wykorzystywane w różnych obszarach działalności firmowej. Sporo zależy od profilu przedsiębiorstwa, branży, w jakiej działa, celów, jakie zamierza osiągnąć. Zazwyczaj jednak oprogramowanie OCR znajduje zastosowanie w:

• zarządzaniu dokumentacją – poprzez skanowanie, archiwizowanie dokumentów papierowych, indeksowanie, aby uzyskać do nich łatwiejszy dostęp w przyszłości,
• obsługa klienta – skanowanie OCR umożliwia rozpoznawanie i przetwarzanie dokumentów dostarczanych przez klientów, takich jak faktury, umowy czy formularze,
• finanse i księgowość – skanowanie OCR może automatyzować procesy związane z przetwarzaniem faktur, wyciągów bankowych czy dokumentów podatkowych,
• archiwizacja i analiza danych – skanowanie OCR umożliwia konwersję danych z dokumentów papierowych na dane elektroniczne, które można łatwo analizować i wykorzystywać do podejmowania decyzji biznesowych.

Skanowanie OCR to nowoczesne narzędzie, które może znacząco poprawić jakość procesów w firmie. Eliminuje błędy ludzkie, oszczędza czas, ułatwia wyszukiwanie informacji i może przyczynić się do obniżenia kosztów operacyjnych.

—

Artykuł sponsorowany